会议策划流程

发布时间:2020-05-09 08:12:10

要做好每一个项目,首先必须有一个顶层设计。按照顶层设计,对每个环节进行细分,将每个环节逐一连接起来。那么这个项目至少是顺利完成的。活动策划的领域非常广泛,活动的形式不同,活动的执行项目也不同。今天,我将与大家分享如何进行会议流程,供大家参考。

要做好每一个项目,首先必须有一个顶层设计。按照顶层设计,对每个环节进行细分,将每个环节逐一连接起来。那么这个项目至少是顺利完成的。活动策划的领域非常广泛,活动的形式不同,活动的执行项目也不同。今天,我将与大家分享如何进行会议流程,供大家参考。

1、阐明活动的背景和目的。

2、明确相关准备材料的主题、时间、地点、参加人员、参加人数、活动内容、种类和数量。

3、组织会议工作组,确定会议工作组领导和成员,制定会议筹备部署。

4、根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项会议费用。

5、明确会议议程,落实参会人员、会议具体地点、参会人员住宿安排、会议车辆情况、安全应急预案情况,形成会议指南样本,经确认后开始打印会议组组长。

6、发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料的格式要求、与会人员。

7、确定说话人,并选择以下标准:具有演讲能力、影响力、普遍尊重、丰富实践经验、感人或幽默的故事。

8、按时间排练,防止出现时间不够、提前终止的现象。

9、活动前期的宣传。

10、确定背景图、横幅、考勤卡、台标、路标、活动现场路线图的样式和内容,经会议组组长确认后,开始制作横幅、考勤卡、台标等。另外,如果你想创新会议,可以找到go互动设计大屏幕互动会议,并通过新的3D出勤、3D抽奖、摇红包、大屏幕游戏等方式将会议气氛推向高潮。

11、检查所有宣传材料,包括横幅、道路指南、桌子标签和考勤卡。

12、与会者的房间安排和餐饮安排。

13、安排人员提前到达会议现场,安排会议室、食宿。

14、检查所有会议材料的可用性,包括报告材料、会议指南等。检查会议食宿安排。如果有晚宴,协调会场和酒水。

15、确定进场时间和施工内容。

16、提前一天与主持人沟通排练和准备。

17、组织会议室的布局,确定各种室内设备的可用性,包括桌椅摆设、投影仪、会议计算机、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸张、笔、饮用水、鲜花、茶歇、急救药品、摄影器材设备。

18、全面检查各项工作落实情况,安排导游、会议录音机、会议电脑投影仪操作人员、摄像操作人员,统一着装。

19、确定参会人员到达会场的具体时间,并进行分组。

20、有专人举牌欢迎客人,并引导客人到接待区。同时,客人们聚集在一起,领着他们上火车。到酒店,导游到前台签到。

21、熟悉客人的工作人员应站在门口迎接客人,并签到,发放房卡和资料袋,包括会议指南、考勤卡、纸笔和温馨提示(笔记、用餐和活动)。

22、贵宾接待:由专车陪同,专车送至酒店,引导至贵宾区休息,办理手续并送至客房。会议期间,高层领导将陪同并引导他们坐在前排。

23、选择照片位置。

24、回程票协会调整。

25、送客流程:在酒店大堂设班次,专人带队,专人随车。

26、会议结束后,收回文章,整理会议纪要,公布会议结果,总结会议组织的经验教训。

以上流程为标准的大型会议流程,可根据会议规模进行调整。综上所述,无论从事何种活动,都必须有详细的活动方案和流程,并根据方案进行细分。细分越清晰,活动执行越成功。